INSTRUKCJA WYPEŁNIENIA

Do czego służy: To oświadczenie pracodawcy o rozwiązaniu z pracownikiem umowy o pracę zawartej na czas określony za wypowiedzeniem (z zachowaniem okresu wypowiedzenia). Zawiera obowiązkowe pouczenie o prawie odwołania do sądu pracy.

Kiedy się go używa: Gdy pracodawca chce zakończyć umowę na czas określony przed jej upływem, z zachowaniem okresu wypowiedzenia. Od 26 kwietnia 2023 r. wypowiedzenie umowy na czas określony przez pracodawcę musi zawierać uzasadnienie (przyczynę), a przy istnieniu związków zawodowych - wymaga konsultacji związkowej.

Podstawa prawna: Kodeks pracy - art. 30 § 4 KP (obowiązek wskazania przyczyny przy umowie na czas określony), art. 36 KP (okresy wypowiedzenia), art. 38 KP (konsultacja związkowa), art. 36(2) KP (zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy w okresie wypowiedzenia), art. 264 § 1 KP (21-dniowy termin na odwołanie do sądu pracy). Stan na 2025/2026 r.

Jak wypełnić - krok po kroku:

1. Miejscowość i data - miejsce i dzień sporządzenia (data wręczenia ma znaczenie dla biegu wypowiedzenia).
2. Adresat (dane pracownika) - imię i nazwisko pracownika (zwrot “Pani/Pan” dostosuj do płci).
3. Oznaczenie pracodawcy - w imieniu kogo składane jest wypowiedzenie (pełna nazwa pracodawcy).
4. Data zawarcia umowy - dzień zawarcia wypowiadanej umowy o pracę na czas określony.
5. Okres wypowiedzenia - długość okresu wypowiedzenia zależy od stażu pracy u danego pracodawcy (2 tygodnie - przy zatrudnieniu krótszym niż 6 miesięcy, 1 miesiąc - co najmniej 6 miesięcy, 3 miesiące - co najmniej 3 lata). We wzorze przyjęto 1 miesiąc - dostosuj do sytuacji.
6. Data upływu wypowiedzenia - dzień, w którym umowa się rozwiąże (koniec okresu wypowiedzenia liczonego zgodnie z art. 30 § 2(1) KP - tydzień kończy się w sobotę, miesiąc w ostatnim dniu miesiąca).
7. Przyczyna rozwiązania - konkretne, prawdziwe i zrozumiałe okoliczności uzasadniające wypowiedzenie. Wzorcowy przykład (utrata zaufania) trzeba uzupełnić o konkretne fakty. Ogólnik nie wystarczy - przyczyna musi być sprawdzalna.
8. Wymiar urlopu do wykorzystania - liczba dni urlopu wypoczynkowego do wykorzystania w okresie wypowiedzenia.
9. Sąd właściwy - nazwa i siedziba sądu rejonowego (sąd pracy) właściwego do wniesienia odwołania.
10. Podpis w imieniu pracodawcy - podpis osoby uprawnionej do rozwiązywania umów.
11. Data i podpis pracownika - potwierdzenie odbioru pisma (data odbioru jest kluczowa dla terminu odwołania).

Na co uważać / typowe błędy:

• Przy umowie na czas określony przyczyna wypowiedzenia jest obowiązkowa (stan prawny od 26 kwietnia 2023 r.). Brak przyczyny lub przyczyna pozorna naraża pracodawcę na przegraną w sądzie.
• Jeśli u pracodawcy działa zakładowa organizacja związkowa reprezentująca pracownika - przed wypowiedzeniem trzeba przeprowadzić konsultację związkową (art. 38 KP).
• Pismo musi zawierać pouczenie o prawie, terminie i sądzie odwołania. Termin na odwołanie do sądu pracy to 21 dni od dnia doręczenia wypowiedzenia (art. 264 § 1 KP).
• Wypowiedzenie wręcz na piśmie i zadbaj o potwierdzenie odbioru z datą (decyduje o biegu okresu wypowiedzenia i terminu odwołania).
• Zwolnienie ze świadczenia pracy w okresie wypowiedzenia (art. 36(2) KP) zachowuje prawo do wynagrodzenia - jest fakultatywne, zostaw tylko jeśli faktycznie zwalniasz pracownika z pracy.
• W stopce wzoru poprawiono opis: drugi podpis składa pracownik na potwierdzenie odbioru (oryginał błędnie wskazywał “data i podpis Pracownika” przy rubryce pracodawcy).

WZÓR

[ ……………….. ], dnia [ ……………….. ] (wpisz: miejscowość i data sporządzenia)

Pani/Pan [ ……………….. ] (wpisz: imię i nazwisko pracownika)

WYPOWIEDZENIE UMOWY O PRACĘ

W imieniu [ ……………….. ] (wpisz: pełna nazwa pracodawcy) rozwiązuję z Panią/Panem umowę o pracę zawartą na czas określony w dniu [ ……………….. ] (wpisz: data zawarcia wypowiadanej umowy) z zachowaniem [ ……………….. ] okresu wypowiedzenia (wpisz: długość okresu wypowiedzenia zgodna z art. 36 KP, zależna od stażu pracy), który upłynie w dniu [ ……………….. ] (wpisz: data rozwiązania umowy - koniec okresu wypowiedzenia).

Przyczyną rozwiązania umowy o pracę jest [ ……………….. ] (wpisz: konkretna, prawdziwa i zrozumiała przyczyna wypowiedzenia wraz z opisem faktów ją uzasadniających).

Wskazane okoliczności uniemożliwiają dalsze Pani/Pana zatrudnienie.

W okresie biegnącego wypowiedzenia jest Pani/Pan zobowiązana/zobowiązany do wykorzystania urlopu wypoczynkowego w wymiarze [ ………. ] dni (wpisz: liczba dni urlopu do wykorzystania). Po wykorzystaniu urlopu, na podstawie art. 36(2) KP, zwalniam Panią/Pana ze świadczenia pracy z zachowaniem prawa do wynagrodzenia.

Jednocześnie informuję, że w terminie 21 dni od dnia doręczenia niniejszego pisma przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia odwołania do Sądu Rejonowego - Sądu Pracy w [ ……………….. ] (wpisz: nazwa i siedziba właściwego sądu rejonowego).