Zawiadomienie do GIIF odnośnie transakcji podejrzanej

INSTRUKCJA WYPEŁNIENIA

Do czego służy: Pismo, którym instytucja obowiązana zawiadamia Generalnego Inspektora Informacji Finansowej (GIIF) o okolicznościach transakcji mogących wskazywać na podejrzenie prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu. To realizacja jednego z kluczowych obowiązków AML - brak zawiadomienia jest zagrożony sankcjami administracyjnymi i karnymi.

Kiedy się go używa: Niezwłocznie po potwierdzeniu przez instytucję obowiązaną podejrzenia, że transakcja (lub jej okoliczności) może mieć związek z praniem pieniędzy lub finansowaniem terroryzmu - nie później niż w terminie 2 dni roboczych od dnia potwierdzenia podejrzenia. Wartość transakcji nie ma znaczenia.

Podstawa prawna: Art. 74 ustawy z 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (tekst jednolity: Dz.U. z 2025 r. poz. 644). Termin: art. 74 ust. 1 (niezwłocznie, nie później niż w 2 dni robocze od potwierdzenia podejrzenia).

Jak wypełnić - krok po kroku:

1. Data i miejscowość - data sporządzenia zawiadomienia oraz miejscowość.
2. Dane instytucji obowiązanej - pełna nazwa i dane (adres, NIP) zgodnie z KRS/CEIDG.
3. Osoba do kontaktu z GIIF - imię, nazwisko, numer telefonu i adres e-mail osoby wyznaczonej do kontaktów z GIIF (zwykle AMLRO / koordynator AML).
4. Opis transakcji i jej okoliczności - opisz konkretnie, na czym polega transakcja i jakie okoliczności wzbudziły podejrzenie (kwoty, daty, sposób przeprowadzenia, nietypowe zachowanie klienta, brak uzasadnienia gospodarczego). Pisz rzeczowo i chronologicznie.
5. Dane podmiotu, którego transakcja dotyczy - wypełnij punkty 1-7: nazwisko/imię lub nazwa wraz z formą organizacyjną, adres, obywatelstwo, PESEL lub numer rejestru sądowego, NIP, REGON, rodzaj/seria/numer dokumentu tożsamości. Wpisz tylko dane, którymi dysponujesz; przy braku danej wpisz “brak danych”.
6. Dodatkowe informacje o transakcji - numery rachunków, państwo powiązane z transakcją (przy działalności transgranicznej), informacje o rozpoznanym ryzyku i ewentualnym czynie zabronionym, uzasadnienie zawiadomienia.
7. Informacja o załącznikach - wymień dołączone dokumenty (np. kopie dyspozycji, wyciągi, dokumenty tożsamości).
8. Miejscowość, data i podpis osoby zgłaszającej.

Na co uważać / typowe błędy:

• Zawiadomienie przekazuje się GIIF za pomocą środków komunikacji elektronicznej, zgodnie z formatem i kanałem wskazanym przez GIIF - poniższy wzór służy do przygotowania treści (dokumentacja wewnętrzna), nie zastępuje elektronicznej formy przekazu.
• Pilnuj terminu: 2 dni robocze od potwierdzenia podejrzenia. Liczy się dzień potwierdzenia podejrzenia, a nie dzień transakcji.
• Obowiązuje zakaz ujawniania (tipping-off) - nie informuj klienta ani osób trzecich o przekazaniu zawiadomienia do GIIF.
• Opis musi być konkretny: ogólnikowe “transakcja wydała się podejrzana” nie spełnia wymogu - podaj fakty i powód podejrzenia.
• Zachowaj kopię zawiadomienia i dokumentację przez 5 lat.
• Jeśli podejrzewasz przestępstwo inne niż pranie pieniędzy / finansowanie terroryzmu - dodatkowo zawiadom właściwego prokuratora.

WZÓR

[ ……………….. ] (wpisz: miejscowość i data sporządzenia zawiadomienia, format dzień-miesiąc-rok)

[ ……………….. ] (wpisz: pełna nazwa i dane instytucji obowiązanej - adres, NIP, zgodnie z KRS/CEIDG)

[ ……………….. ] (wpisz: imię, nazwisko, numer telefonu, adres e-mail osoby upoważnionej do kontaktów z GIIF - zwykle AMLRO / koordynator AML)

ZAWIADOMIENIE DO GIIF

Na podstawie art. 74 ustawy z 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (tekst jednolity: Dz.U. z 2025 r. poz. 644) zawiadamiam o okolicznościach transakcji, które mogą wskazywać na podejrzenie popełnienia przestępstwa prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu:

[ ……………….. ] (opisz transakcję i jej okoliczności, które mogą wskazywać na podejrzenie popełnienia przestępstwa prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu - rzeczowo, chronologicznie: kwoty, daty, sposób przeprowadzenia, co konkretnie wzbudziło podejrzenie)

Posiadane dane o osobie fizycznej, prawnej lub jednostce organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej, której transakcja podejrzana dotyczy:

1. Nazwisko, imię lub nazwa wraz z formą organizacyjną: [ ……………….. ] (wpisz dane; jeśli brak - wpisz “brak danych”)
2. Adres zamieszkania/siedziby: [ ……………….. ] (wpisz dane lub “brak danych”)
3. Obywatelstwo: [ ……………….. ] (wpisz dane lub “brak danych”)
4. Numer PESEL/rejestru sądowego: [ ……………….. ] (wpisz dane lub “brak danych”)
5. Numer NIP: [ ……………….. ] (wpisz dane lub “brak danych”)
6. Numer REGON: [ ……………….. ] (wpisz dane lub “brak danych”)
7. Rodzaj, seria i numer dokumentu tożsamości: [ ……………….. ] (wpisz dane lub “brak danych”)

Dodatkowe informacje o transakcji: [ ……………….. ] (wpisz: numery rachunków wykorzystanych w transakcji, państwo powiązane z transakcją przy działalności transgranicznej, informacje o rozpoznanym ryzyku i ewentualnym czynie zabronionym, uzasadnienie przekazania zawiadomienia)

Informacja o załącznikach: [ ……………….. ] (wpisz: wykaz dołączonych dokumentów - np. kopie dyspozycji, wyciągi, kopie dokumentów tożsamości)

[ ……………….. ] [ ……………….. ] (po lewej: miejscowość, data; po prawej: podpis osoby zgłaszającej)

Zawiadomienie jest przekazywane GIIF niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 2 dni roboczych od dnia potwierdzenia przez instytucję obowiązaną podejrzenia. Komunikacja z GIIF odbywa się za pomocą środków komunikacji elektronicznej - niniejszy wzór służy przygotowaniu treści i dokumentacji wewnętrznej.