Wzór powierzenia obowiązków z zakresu AML

INSTRUKCJA WYPEŁNIENIA

Do czego służy: Dokument, którym instytucja obowiązana (pracodawca) powierza konkretnej osobie wykonywanie zadań z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (AML/CFT). Określa zakres obowiązków tej osoby - stanowi podstawę jej odpowiedzialności i pomaga wykazać przed organami nadzoru prawidłową organizację funkcji AML.

Kiedy się go używa: Przy wyznaczaniu pracownika lub współpracownika do realizacji zadań AML (np. koordynatora ds. AML / AMLRO), zwykle razem z uchwałą zarządu o wyznaczeniu osób odpowiedzialnych. Aktualizuje się przy zmianie zakresu zadań lub osoby.

Podstawa prawna: Ustawa z 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (tekst jednolity: Dz.U. z 2025 r. poz. 644), w szczególności art. 6-8 (osoby odpowiedzialne) oraz przepisy o obowiązkach instytucji obowiązanej (m.in. art. 27 i nast. - ocena ryzyka, art. 33 i nast. - środki bezpieczeństwa finansowego, art. 74 - zawiadomienia do GIIF).

Jak wypełnić - krok po kroku:

1. Uzupełnij część identyfikującą strony (dodaj na górze dokumentu): pełna nazwa instytucji obowiązanej (zgodnie z KRS/CEIDG), dane osoby, której powierza się obowiązki (imię, nazwisko, stanowisko), data i miejscowość.
2. Przejrzyj wykaz obowiązków - to katalog standardowych zadań AML. Skreśl pozycje, które danej osoby nie dotyczą, lub dopisz zadania specyficzne dla Twojej organizacji (np. weryfikacja list sankcyjnych, prowadzenie rejestru transakcji).
3. Określ formę przyjęcia obowiązków: dokument powinien być podpisany przez osobę reprezentującą instytucję obowiązaną oraz przez osobę przyjmującą obowiązki (data + czytelny podpis).

Na co uważać / typowe błędy:

• Powierzenie obowiązków nie zwalnia zarządu z odpowiedzialności - członek zarządu odpowiedzialny za wdrożenie obowiązków (art. 7) i kadra kierownicza wyższego szczebla (art. 6) nadal odpowiadają na poziomie korporacyjnym.
• Zakres obowiązków powinien być spójny z uchwałą zarządu oraz z wewnętrzną procedurą AML - rozbieżności są częstym uchybieniem podczas kontroli.
• Zapewnij osobie przyjmującej obowiązki realne warunki ich wykonania (dostęp do danych, szkolenia, czas).
• Przechowuj podpisany egzemplarz w aktach AML oraz - jeśli dotyczy pracownika - w aktach osobowych.
• Nie jest wymagana forma aktu notarialnego.

WZÓR

Powierzenie obowiązków z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu

Miejscowość, data: [ ……………….. ] (wpisz: miejscowość oraz data, format dzień-miesiąc-rok)

Instytucja obowiązana: [ ……………….. ] (wpisz: pełna nazwa instytucji obowiązanej zgodnie z KRS/CEIDG, adres, NIP)

Osoba, której powierza się obowiązki: [ ……………….. ] (wpisz: imię i nazwisko, stanowisko, podstawa współpracy - umowa o pracę / umowa cywilnoprawna)

Niniejszym powierza się wyżej wskazanej osobie wykonywanie obowiązków związanych z ustawą z 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (tekst jednolity: Dz.U. z 2025 r. poz. 644), w następującym zakresie:

1. opracowanie regulacji wewnętrznych oraz wytycznych i standardów dotyczących przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,
2. monitorowanie i weryfikacja transakcji klientów pod kątem podejrzeń prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu,
3. sporządzanie zawiadomień do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej dotyczących podejrzeń prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu,
4. opracowywanie i aktualizacja analizy oceny ryzyka,
5. przeprowadzanie szkoleń wewnętrznych z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,
6. współpraca z organami nadzoru i instytucjami upoważnionymi do kontroli w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.

[ ……………….. ] (wpisz: dodatkowe obowiązki specyficzne dla instytucji obowiązanej - np. weryfikacja klientów wobec list sankcyjnych, prowadzenie rejestru transakcji; skreśl, jeśli nie dotyczy)

Osoba przyjmująca obowiązki oświadcza, że zapoznała się z powierzonym zakresem zadań i zobowiązuje się do ich wykonywania zgodnie z przepisami ustawy oraz wewnętrznymi procedurami instytucji obowiązanej.

[ ……………….. ] [ ……………….. ] (po lewej: data i podpis osoby reprezentującej instytucję obowiązaną; po prawej: data i czytelny podpis osoby przyjmującej obowiązki)