INSTRUKCJA WYPEŁNIENIA

Do czego służy: Wewnętrzna instrukcja AML to dokument opisujący, w jaki sposób instytucja obowiązana na co dzień realizuje obowiązki z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu - identyfikuje klientów, ocenia ryzyko, monitoruje transakcje i raportuje do GIIF. Stanowi praktyczny przewodnik dla pracowników.

Kiedy się go używa: Wdraża się ją po uzyskaniu statusu instytucji obowiązanej; obowiązuje stale i podlega aktualizacji przy zmianie przepisów, profilu działalności lub struktury organizacyjnej. Każdy pracownik i współpracownik realizujący zadania AML powinien się z nią zapoznać.

Podstawa prawna: Art. 50 w związku z art. 2 ust. 2 ustawy z 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (tekst jednolity: Dz.U. z 2025 r. poz. 644). Powiązane: art. 33-37 (środki bezpieczeństwa finansowego, ocena ryzyka), art. 46-47 (PEP), art. 72 i 74 (raportowanie do GIIF), art. 49 (przechowywanie dokumentacji), art. 53 (anonimowe zgłaszanie naruszeń).

Jak wypełnić - krok po kroku:

1. Pola z nazwą podmiotu - w całym dokumencie wpisz pełną nazwę instytucji obowiązanej (zgodnie z KRS/CEIDG) wszędzie tam, gdzie mowa o “instytucji obowiązanej” konkretyzowanej danymi podmiotu. Wzór jest przygotowany dla biura rachunkowego / podobnego podmiotu - dostosuj odniesienia branżowe do swojej działalności.
2. § 14 ust. 2 - wpisz adres e-mail (lub wskaż platformę elektroniczną) do anonimowego zgłaszania naruszeń.
3. Sekcja podpisowa (dodaj na końcu) - data wejścia w życie, imię, nazwisko i podpis osoby zatwierdzającej instrukcję (np. członek zarządu odpowiedzialny za wdrożenie obowiązków - art. 7).
4. Definicje i opisy faz prania pieniędzy - co do zasady nie wymagają uzupełnień; możesz je dostosować do specyfiki podmiotu, nie usuwając elementów wymaganych prawem.
5. § 9 - oświadczenie PEP: ustal, jak praktycznie pozyskujesz to oświadczenie (formularz pisemny - patrz odrębny wzór oświadczenia PEP).

Na co uważać / typowe błędy:

• Instrukcja musi być spójna z wewnętrzną procedurą AML oraz z oceną ryzyka - rozbieżności są typowym uchybieniem podczas kontroli GIIF.
• Zaktualizuj publikatory aktów prawnych na dzień przyjęcia instrukcji (Dz.U. są okresowo ujednolicane).
• Wskaż realnie istniejący kanał anonimowego zgłaszania naruszeń (§ 14) - sam zapis nie wystarczy, kanał musi działać.
• Zapewnij faktyczne szkolenia (§ 11) i udokumentuj je - brak dokumentacji szkoleń to częsty zarzut.
• Próg 15 000 euro i obowiązki raportowe (§ 12-13) zweryfikuj z aktualnym brzmieniem ustawy przed wdrożeniem.
• Przechowuj zatwierdzoną instrukcję w dokumentacji AML; zbieraj oświadczenia pracowników o zapoznaniu się z nią.

WZÓR

Wewnętrzna instrukcja w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu

§ 1. Postanowienia ogólne

Niniejsza instrukcja określa sposób postępowania w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.

Obowiązek ustanowienia i stosowania instrukcji wynika z art. 50 w związku z art. 2 ust. 2 pkt 22 ustawy z 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (tekst jednolity: Dz.U. z 2025 r. poz. 644) (dalej: Ustawa).

Instrukcja opisuje sposoby identyfikacji i weryfikacji tożsamości klienta, oceny stosunków gospodarczych, identyfikacji klientów o statusie PEP, identyfikacji i weryfikacji tożsamości beneficjenta rzeczywistego oraz przeprowadzania oceny ryzyka prania pieniędzy w [ ……………….. ] (wpisz: pełna nazwa instytucji obowiązanej zgodnie z KRS/CEIDG).

§ 2. Definicje

Ilekroć w niniejszej instrukcji mowa jest o:

Beneficjent rzeczywisty - każda osoba fizyczna sprawująca bezpośrednio lub pośrednio kontrolę nad klientem poprzez posiadane uprawnienia, które wynikają z okoliczności prawnych lub faktycznych, umożliwiające wywieranie decydującego wpływu na czynności lub działania podejmowane przez klienta, lub każda osoba fizyczna, w imieniu której są nawiązywane stosunki gospodarcze lub jest przeprowadzana transakcja okazjonalna, w tym:

1. w przypadku osoby prawnej innej niż spółka, której papiery wartościowe są dopuszczone do obrotu na rynku regulowanym podlegającym wymogom ujawniania informacji wynikającym z przepisów prawa Unii Europejskiej lub odpowiadających im przepisów prawa państwa trzeciego:

• osobę fizyczną będącą udziałowcem lub akcjonariuszem, której przysługuje prawo własności więcej niż 25% ogólnej liczby udziałów lub akcji tej osoby prawnej,
• osobę fizyczną dysponującą więcej niż 25% ogólnej liczby głosów w organie stanowiącym tej osoby prawnej, także jako zastawnik albo użytkownik, lub na podstawie porozumień z innymi uprawnionymi do głosu,
• osobę fizyczną sprawującą kontrolę nad osobą prawną lub osobami prawnymi, którym łącznie przysługuje prawo własności więcej niż 25% ogólnej liczby udziałów lub akcji lub które łącznie dysponują więcej niż 25% ogólnej liczby głosów w organie stanowiącym tej osoby prawnej, także jako zastawnik albo użytkownik, lub na podstawie porozumień z innymi uprawnionymi do głosu,
• osobę fizyczną sprawującą kontrolę nad osobą prawną poprzez posiadanie uprawnień, o których mowa w art. 3 ust. 1 pkt 37 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości, lub
• osobę fizyczną zajmującą wyższe stanowisko kierownicze w przypadku udokumentowanego braku możliwości ustalenia lub wątpliwości co do tożsamości osób fizycznych określonych powyżej oraz w przypadku niestwierdzenia podejrzeń prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu;

2. w przypadku trustu lub fundacji rodzinnej:

• założyciela, w tym fundatora w rozumieniu ustawy z 26 stycznia 2023 r. o fundacji rodzinnej,
• powiernika, w tym członka zarządu w rozumieniu ustawy o fundacji rodzinnej,
• nadzorcę, jeżeli został ustanowiony, w tym członka rady nadzorczej w rozumieniu ustawy o fundacji rodzinnej,
• beneficjenta, w tym beneficjenta w rozumieniu ustawy o fundacji rodzinnej, lub - w przypadku gdy osoby fizyczne czerpiące korzyści nie zostały jeszcze określone - grupę osób, w których głównym interesie powstał lub działa trust lub fundacja rodzinna,
• inną osobę sprawującą kontrolę nad trustem lub fundacją rodzinną,
• inną osobę fizyczną posiadającą uprawnienia lub wykonującą obowiązki równoważne z określonymi powyżej;

3. w przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą, wobec której nie stwierdzono przesłanek lub okoliczności mogących wskazywać na fakt sprawowania kontroli nad nią przez inną osobę fizyczną lub osoby fizyczne, przyjmuje się, że taka osoba fizyczna jest jednocześnie beneficjentem rzeczywistym.

Członkowie rodziny osoby zajmującej eksponowane stanowisko polityczne (PEP) - a) małżonek lub osoba pozostająca we wspólnym pożyciu z osobą zajmującą eksponowane stanowisko polityczne, b) dziecko osoby zajmującej eksponowane stanowisko polityczne i jego małżonek lub osoba pozostająca we wspólnym pożyciu, c) rodzice osoby zajmującej eksponowane stanowisko polityczne.

Finansowanie terroryzmu - czyn określony w art. 165a ustawy z 6 czerwca 1997 r. - Kodeks karny.

GIIF - Generalny Inspektor Informacji Finansowej.

Kadra kierownicza wyższego szczebla - członek zarządu, dyrektor lub pracownik instytucji obowiązanej posiadający wiedzę z zakresu ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu związanego z działalnością instytucji obowiązanej oraz podejmujący decyzje mające wpływ na to ryzyko.

Klient - osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, której instytucja obowiązana świadczy usługi lub dla której wykonuje czynności wchodzące w zakres prowadzonej przez nią działalności zawodowej, w tym z którą instytucja obowiązana nawiązuje stosunki gospodarcze lub na zlecenie której przeprowadza transakcję okazjonalną.

Koordynator ds. AML - osoba, o której mowa w art. 6 Ustawy.

Listy sankcyjne - listy osób i podmiotów publikowane w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej Ministra Finansów, o których mowa w art. 118 ust. 1 Ustawy, oraz wykazy osób, grup i podmiotów objętych szczególnymi środkami ograniczającymi wprowadzonymi w prawodawstwie Unii Europejskiej, stosowanymi wprost na terenie wspólnoty.

Nieudostępnianie wartości majątkowych - szczególny środek ograniczający polegający na nieudostępnianiu wartości majątkowych bezpośrednio ani pośrednio osobom i podmiotom wpisanym na listy sankcyjne ani na ich rzecz, w szczególności na nieudzielaniu pożyczek, kredytu konsumenckiego lub hipotecznego, niedokonywaniu darowizn, niedokonywaniu płatności za towary lub usługi.

Osoba zajmująca eksponowane stanowisko polityczne (PEP) - z wyłączeniem grup stanowisk średniego i niższego szczebla, osoba zajmująca znaczące stanowisko publiczne lub pełniąca znaczącą funkcję publiczną, w tym: a) szefowie państw, szefowie rządów, ministrowie, wiceministrowie oraz sekretarze stanu, b) członkowie parlamentu lub podobnych organów ustawodawczych, c) członkowie organów zarządzających partii politycznych, d) członkowie sądów najwyższych, trybunałów konstytucyjnych oraz innych organów sądowych wysokiego szczebla, których decyzje nie podlegają zaskarżeniu, z wyjątkiem trybów nadzwyczajnych, e) członkowie trybunałów obrachunkowych lub zarządów banków centralnych, f) ambasadorowie, chargés d’affaires oraz wyżsi oficerowie sił zbrojnych, g) członkowie organów administracyjnych, zarządczych lub nadzorczych przedsiębiorstw państwowych, spółek z udziałem Skarbu Państwa, w których ponad połowa akcji albo udziałów należy do Skarbu Państwa lub innych państwowych osób prawnych, h) dyrektorzy, zastępcy dyrektorów oraz członkowie organów organizacji międzynarodowych lub osoby pełniące równoważne funkcje, i) dyrektorzy generalni w urzędach naczelnych i centralnych organów państwowych oraz dyrektorzy generalni urzędów wojewódzkich, j) inne osoby zajmujące stanowiska publiczne lub pełniące funkcje publiczne w organach państwa lub centralnych organach administracji rządowej.

Wykaz krajowych stanowisk i funkcji publicznych będących eksponowanymi stanowiskami politycznymi wskazano w rozporządzeniu Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej z 27 lipca 2021 r. w sprawie wykazu krajowych stanowisk i funkcji publicznych będących eksponowanymi stanowiskami politycznymi (tekst jednolity: Dz.U. z 2025 r. poz. 502).

Osoby znane jako bliscy współpracownicy osoby zajmującej eksponowane stanowisko polityczne - a) osoby fizyczne będące beneficjentami rzeczywistymi osób prawnych, jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej lub trustów wspólnie z osobą zajmującą eksponowane stanowisko polityczne lub utrzymujące z taką osobą inne bliskie stosunki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, b) osoby fizyczne będące jedynym beneficjentem rzeczywistym osób prawnych, jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej lub trustu, o których wiadomo, że zostały utworzone w celu uzyskania faktycznej korzyści przez osobę zajmującą eksponowane stanowisko polityczne.

Pranie pieniędzy - czyn określony w art. 299 ustawy z 6 czerwca 1997 r. - Kodeks karny.

Przeprowadzanie transakcji - wykonanie przez instytucję obowiązaną zlecenia lub dyspozycji wydanej przez klienta lub osobę działającą w jego imieniu.

Realizator ds. AML - osoba zajmująca kierownicze stanowisko, o której mowa w art. 8 Ustawy, odpowiedzialna za zapewnienie zgodności działalności, jej pracowników oraz innych osób wykonujących na jej rzecz czynności z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, wykonująca, na podstawie umocowania, obowiązki określone w instrukcji.

Stosunki gospodarcze - stosunki instytucji obowiązanej z klientem związane z działalnością zawodową instytucji obowiązanej, które w chwili ich nawiązywania wykazują cechę trwałości.

Transakcja - czynność prawna lub faktyczna, na podstawie której dokonuje się przeniesienia własności lub posiadania wartości majątkowych, lub czynność prawna lub faktyczna dokonywana w celu przeniesienia własności lub posiadania wartości majątkowych.

Transakcja okazjonalna - transakcja, która nie jest przeprowadzana w ramach stosunków gospodarczych.

Transakcja powiązana - co najmniej dwie lub więcej transakcji jednostkowych o wartości każdej z nich poniżej 15 000 euro, jeżeli ich łączna wartość przekracza 15 000 euro, a okoliczności ich dokonywania wskazują, że posłużono się więcej niż jedną transakcją w celu uniknięcia ujawnienia wobec instytucji obowiązanej przekroczenia wartości 15 000 euro jako kwoty progowej. Powiązanie może być:

• podmiotowe - w szczególności gdy występuje tożsamość zlecającego lub beneficjenta (a także ich pełnomocników, w przypadku osób prawnych także składu ich organów) lub identyczność numerów rachunków bankowych,
• przedmiotowe - zbieżność deklarowanej ekonomicznej treści transakcji lub jej podstawy prawnej.

Transakcja podejrzana - transakcja, której okoliczności wskazują, że może ona mieć związek z praniem pieniędzy lub finansowaniem terroryzmu, bez względu na jej wartość i charakter.

Transfer środków pieniężnych - dowolna transakcja przynajmniej częściowo realizowana drogą elektroniczną w imieniu płatnika za pośrednictwem dostawcy usług płatniczych w celu udostępnienia środków pieniężnych odbiorcy za pośrednictwem dostawcy usług płatniczych, bez względu na to, czy płatnik i odbiorca są tą samą osobą i czy dostawca usług płatniczych płatnika jest tożsamy z dostawcą usług płatniczych odbiorcy (np. polecenie przelewu, polecenie zapłaty, przekaz pieniężny, transfery przy wykorzystaniu karty płatniczej).

Trust - regulowany przepisami prawa obcego stosunek prawny wynikający ze zdarzenia prawnego, umowy lub porozumienia, na podstawie którego dokonuje się przeniesienia własności lub posiadania wartości majątkowych na powiernika w celu sprawowania zarządu powierniczego oraz udostępniania tych wartości beneficjentom tego stosunku, oraz fundacja rodzinna w rozumieniu ustawy z 26 stycznia 2023 r. o fundacji rodzinnej.

Ustawa - ustawa z 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu wraz z nowelizacjami (tekst jednolity: Dz.U. z 2025 r. poz. 644).

Wartości majątkowe - prawa majątkowe lub inne mienie ruchome lub nieruchomości, środki płatnicze, instrumenty finansowe w rozumieniu ustawy z 29 lipca 2005 r. o obrocie instrumentami finansowymi, inne papiery wartościowe, wartości dewizowe oraz waluty wirtualne.

§ 3. Istota prania pieniędzy i finansowania terroryzmu

1. Pranie pieniędzy to podejmowanie działań mających na celu ukrycie korzyści majątkowych uzyskanych z popełnionych przestępstw i nadanie im znamion legalnego pochodzenia poprzez stworzenie podstaw prawnych uzasadniających ich posiadanie. Najczęstsze źródła brudnych pieniędzy to m.in.: szara strefa (unikanie podatków); produkcja, handel i przemyt narkotyków; obrót dziełami sztuki; nielegalny handel bronią; przestępstwa przeciwko życiu i zdrowiu oraz mieniu; przemyt towarów akcyzowych; fałszerstwa pieniędzy, papierów wartościowych, faktur, czeków, kart i dokumentów; defraudacje i wyprowadzanie środków z rachunków bankowych (phishing, fraudy).

2. Terroryzm jest formą przemocy politycznej; jego cechą jest stosowanie nieprzewidywalnej, drastycznej i spektakularnej przemocy lub groźby jej użycia. Najczęstsze źródła finansowania terroryzmu to m.in.: wykorzystywanie organizacji typu non profit; dochody z legalnej działalności gospodarczej osób powiązanych z terroryzmem; dochody z działalności przestępczej; środki z państw wspierających terroryzm; środki od pojedynczych zamożnych osób; dochody z eksploatacji zasobów naturalnych w państwach niestabilnych; samofinansowanie członków. W przypadku finansowania z legalnych źródeł mówi się o tzw. odwrotnym praniu pieniędzy. Środki transferowane są głównie przez: system finansowy (rozliczenia bezgotówkowe, karty przedpłacone, kryptowaluty, rachunki “na słupa”, fikcyjne faktury), fizyczny przewóz gotówki i systemy bankowości podziemnej oraz międzynarodowy obrót towarami.

§ 4. Fazy prania pieniędzy

1. Typowy proceder przebiega w trzech stadiach (nie wszystkie muszą wystąpić, mogą się nakładać): I faza - lokowanie (umieszczanie), II faza - maskowanie (rozwarstwienie), III faza - integracja (włączenie do legalnego obrotu).

2. I faza (lokowanie) - fizyczne rozporządzenie dochodami z przestępstwa, wprowadzenie brudnych pieniędzy do obrotu, najczęściej wpłatami gotówkowymi. Techniki: rozdrabnianie wpłat (smurfing) / dzielenie wpłat (structuring), rachunki “na słupa” i podmioty “przykrywki”, mieszanie środków z legalnymi dochodami, wymiana walut lub nominałów. Faza najłatwiejsza do wykrycia.

3. II faza (maskowanie) - seria transakcji oddzielająca środki od źródła pochodzenia; duża liczba transakcji bez uzasadnienia ekonomicznego, częsta zmiana formy środków, przelewy elektroniczne. Techniki: skrzynka rozdzielcza, zakup aktywów, transfery zagraniczne, rachunek docelowy.

4. III faza (integracja) - stworzenie pozornego prawnego wyjaśnienia źródła środków i wprowadzenie ich do legalnego obrotu: transakcje kupna-sprzedaży środków trwałych, zakup upadających przedsiębiorstw, kredyty szybko spłacane z nielegalnych źródeł, transakcje importowo-eksportowe.

§ 5. Rodzaje transakcji podejrzanych

• transakcja nadzwyczajna - realizowana na zapotrzebowanie klienta w sposób kosztowny, na wysokie kwoty, nieuzasadniona gospodarczo,
• transakcja niejasna - o niejednoznacznym sensie ekonomiczno-finansowym, niepełnej charakterystyce lub niedookreślonym celu,
• transakcja nietypowa - niepodobna do innych realizowanych przez danego klienta lub kategorię klientów, niezwiązana z zakresem działalności, lub przy której zachowanie klienta budzi podejrzenia.

§ 6. Środki bezpieczeństwa finansowego

1. Instytucja obowiązana stosuje środki bezpieczeństwa finansowego.

2. Środki te polegają na:

1. identyfikacji klienta i weryfikacji jego tożsamości;
2. identyfikacji beneficjenta rzeczywistego oraz podejmowaniu uzasadnionych czynności w celu weryfikacji jego tożsamości oraz ustalenia struktury własności i kontroli - w przypadku klienta będącego osobą prawną, jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej lub trustem;
3. ocenie stosunków gospodarczych i, stosownie do sytuacji, uzyskaniu informacji o ich celu i zamierzonym charakterze;
4. bieżącym monitorowaniu stosunków gospodarczych, w tym analizie transakcji, badaniu źródła pochodzenia wartości majątkowych (w przypadkach uzasadnionych okolicznościami) oraz zapewnieniu aktualności posiadanych dokumentów i informacji.

3. Środki bezpieczeństwa finansowego stosuje się w szczególności: przy nawiązywaniu stosunków gospodarczych; gdy istnieje podejrzenie prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu (bez względu na wartość transakcji, formę i rodzaj klienta); gdy zachodzi wątpliwość co do prawdziwości lub kompletności uzyskanych danych identyfikacyjnych klienta.

4. Środki bezpieczeństwa finansowego stosuje się wobec klientów, z którymi zawierane są umowy o świadczenie usług prowadzenia ksiąg rachunkowych, sporządzania deklaracji, prowadzenia ksiąg podatkowych lub udzielania porad, opinii lub wyjaśnień z zakresu prawa podatkowego lub celnego.

§ 7. Identyfikacja tożsamości klienta

1. Pracownik odpowiedzialny za obsługę lub współpracę z klientem identyfikuje:

1. tożsamość klienta będącego osobą prawną - ustalając i zapisując: nazwę (firmę), formę organizacyjną, adres siedziby lub prowadzenia działalności, NIP (a w razie braku - państwo rejestracji, rejestr handlowy oraz numer i datę rejestracji), imię, nazwisko oraz numer PESEL lub datę urodzenia i państwo urodzenia osoby reprezentującej klienta;
2. tożsamość klienta będącego osobą fizyczną - imię i nazwisko, obywatelstwo, numer PESEL lub datę urodzenia i państwo urodzenia, serię i numer dokumentu tożsamości, adres zamieszkania (jeśli instytucja go posiada), a w przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą dodatkowo nazwę, NIP oraz adres głównego miejsca wykonywania działalności;
3. tożsamość osoby upoważnionej do działania w imieniu klienta - imię i nazwisko, obywatelstwo, numer PESEL lub datę urodzenia, państwo urodzenia, serię i numer dokumentu tożsamości, adres zamieszkania.

2. Weryfikacja ustalonych danych następuje na podstawie m.in.: dokumentów rejestrowych klienta (KRS, CEIDG lub innych), dowodów tożsamości, koncesji/licencji/zezwoleń, odpisów z rejestru działalności regulowanej, umowy lub statutu klienta, wewnętrznych baz danych, dokumentów w formie aktu notarialnego.

§ 8. Identyfikacja beneficjenta rzeczywistego

Instytucja obowiązana ustala beneficjenta rzeczywistego klienta. Identyfikacja polega na ustaleniu i zapisaniu: imienia i nazwiska, obywatelstwa, a w miarę możliwości uzyskania przez instytucję obowiązaną - numeru PESEL lub daty urodzenia, państwa urodzenia, serii i numeru dokumentu tożsamości, adresu zamieszkania. Ustalenie i weryfikacja następują na podstawie oświadczenia klienta “Oświadczenie o beneficjencie rzeczywistym klienta” lub wyciągu z Krajowego Rejestru Sądowego, zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej (w tym KRS, CEIDG udostępnianych online).

§ 9. Identyfikacja PEP

1. W celu ustalenia, czy klient lub beneficjent rzeczywisty jest osobą zajmującą eksponowane stanowisko polityczne, instytucja obowiązana przyjmuje od klienta pisemne “Oświadczenie PEP”, składane pod rygorem odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia.

2. W przypadku stosunków gospodarczych z osobą zajmującą eksponowane stanowisko polityczne instytucja obowiązana stosuje wobec niej środki bezpieczeństwa finansowego oraz: uzyskuje akceptację kadry kierowniczej wyższego szczebla na nawiązanie lub kontynuację stosunków gospodarczych; stosuje środki w celu ustalenia źródła majątku klienta i źródła pochodzenia wartości majątkowych pozostających w jego dyspozycji.

§ 10. Ocena ryzyka

1. Instytucja obowiązana identyfikuje i przeprowadza ocenę ryzyka prania pieniędzy i finansowania terroryzmu stosunków gospodarczych oraz transakcji okazjonalnych. Ocena jest zapisywana w formie papierowej lub elektronicznej i przechowywana zgodnie z przyjętymi zasadami.

2. Ocena przygotowywana jest w oparciu o Ustawę oraz zgodnie z Krajową Oceną Ryzyka Prania Pieniędzy oraz Finansowania Terroryzmu przyjętą przez GIIF.

3. W oparciu o ocenę ryzyka ustala się zakres stosowanych środków bezpieczeństwa finansowego.

§ 11. Szkolenia

Instytucja obowiązana: zapewnia szkolenia wstępne dla pracowników i osób wykonujących obowiązki AML; zapewnia cykliczny udział w programach szkoleniowych dotyczących realizacji tych obowiązków; udostępnia przepisy prawne z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.

§ 12. Rejestr transakcji

1. Obowiązek identyfikacji i rejestracji dotyczy transakcji o wartości przekraczającej równowartość 15 000 euro oraz transakcji podejrzanych i powiązanych.
2. Równowartość w euro ustala się według średniego kursu Narodowego Banku Polskiego obowiązującego w dniu dokonywania transakcji lub w dniu złożenia dyspozycji jej przeprowadzenia.
3. Rejestr transakcji zawiera: datę przeprowadzenia transakcji, dane identyfikacyjne stron, opis transakcji (kwotę, walutę, rodzaj, okoliczności), numery rachunków wykorzystanych do jej przeprowadzenia, a w przypadku transakcji podejrzanej - uzasadnienie oraz miejsce, datę i sposób złożenia dyspozycji.
4. Koordynator ds. AML zabezpiecza rejestr w sposób umożliwiający dostęp wyłącznie osobom upoważnionym.
5. Dane do rejestru wprowadza się i zatwierdza bezzwłocznie, nie później niż następnego dnia roboczego po zrealizowaniu transakcji.

§ 13. Raportowanie do GIIF

1. Instytucja obowiązana na podstawie art. 72 Ustawy raportuje do GIIF transakcje o wartości przekraczającej równowartość 15 000 euro oraz transakcje powiązane.
2. Termin przekazania danych do GIIF wynosi 7 dni od dnia realizacji transakcji.
3. W przypadku transakcji podejrzanych instytucja obowiązana przekazuje informację do GIIF niezwłocznie, nie później niż w terminie 2 dni roboczych od dnia potwierdzenia podejrzenia.

§ 14. Anonimowe zgłaszanie naruszeń

1. Instytucja obowiązana udostępnia każdemu pracownikowi lub współpracownikowi możliwość anonimowego zgłaszania informacji o rzeczywistych lub potencjalnych naruszeniach przepisów AML.
2. Zgłoszenie może zostać złożone na adres e-mail [ ……………….. ] (wpisz: adres e-mail do anonimowych zgłoszeń lub wskaż platformę elektroniczną gwarantującą anonimowość) lub za pośrednictwem platformy elektronicznej gwarantującej zachowanie anonimowości osobie zgłaszającej.
3. Przekazanie zgłoszenia nie może stanowić podstawy żadnych sankcji wobec osoby zgłaszającej, której dane są chronione z mocy prawa.
4. Dane osobowe osoby zgłaszającej chronione są polityką ochrony danych osobowych funkcjonującą w instytucji obowiązanej oraz programem szyfrującym, do którego dostęp ma jedynie osoba upoważniona i członkowie kadry kierowniczej wyższego szczebla.
5. Każde zgłoszenie musi być rozpatrzone i zweryfikowane przez Koordynatora ds. AML.
6. W razie stwierdzenia rzeczywistego naruszenia przepisów AML Koordynator ds. AML niezwłocznie podejmuje stosowne działania eliminujące to naruszenie.

§ 15. Przechowywanie dokumentów

Rejestr transakcji, wszelkie informacje o transakcji oraz dokumenty dotyczące transakcji, kontroli GIIF, a także środków bezpieczeństwa finansowego stosowanych wobec klientów przechowuje się przez okres 5 lat, licząc od dnia przeprowadzenia transakcji (lub od dnia zakończenia stosunków gospodarczych - zgodnie z art. 49 Ustawy).

Data wejścia w życie: [ ……………….. ] (wpisz: data, od której instrukcja obowiązuje)

Zatwierdził: [ ……………….. ] (wpisz: imię, nazwisko, funkcja i podpis osoby zatwierdzającej - np. członek zarządu odpowiedzialny za wdrożenie obowiązków, art. 7 Ustawy)