INSTRUKCJA WYPEŁNIENIA

Do czego służy: To dokument, w którym jednostka (spółka, firma) opisuje przyjęte przez siebie zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych: rok obrotowy, plan kont, metody wyceny majątku, amortyzację, odpisy, sposób sporządzania sprawozdania finansowego. Posiadanie polityki rachunkowości jest obowiązkiem każdej jednostki prowadzącej księgi rachunkowe.

Kiedy się go używa: Politykę ustala się przy rozpoczęciu prowadzenia ksiąg rachunkowych i stosuje w sposób ciągły. Aktualizuje się ją przy zmianie przepisów, zmianie zasad (np. metody wyceny) lub istotnych zmianach w działalności. Zatwierdza ją kierownik jednostki (np. zarząd) na piśmie.

Podstawa prawna:

• Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. 2023 poz. 120 ze zm.), w szczególności art. 3 (definicje), art. 4 i 5 (zasady rachunkowości i ciągłość), art. 8-10 (zasady wyceny i dokumentacja zasad rachunkowości), art. 28 i 30-35 (wycena aktywów i pasywów), art. 35b-35d (odpisy aktualizujące i rezerwy), art. 45-50 (sprawozdanie finansowe).
• Rozporządzenie Ministra Finansów z 12 grudnia 2001 r. w sprawie szczegółowych zasad uznawania, metod wyceny, zakresu ujawniania i sposobu prezentacji instrumentów finansowych (t.j. Dz.U. 2017 poz. 277).
• Krajowe Standardy Rachunkowości oraz - w zakresie nieuregulowanym - Międzynarodowe Standardy Rachunkowości.
• Stan prawny na 2025/2026 r.

Jak wypełnić - krok po kroku:

1. Miejscowość i data (nagłówek) - wpisz miejscowość oraz datę zatwierdzenia polityki (DD-MM-RRRR).
2. Nazwa jednostki - wpisz pełną nazwę jednostki zgodnie z KRS/CEIDG. W całym dokumencie zastąp przykładowe “ABC sp. z o.o.” rzeczywistą nazwą jednostki.
3. Data początku obowiązywania (“Obowiązuje od dnia 1 stycznia …… roku”) - wpisz rok obrotowy, od którego polityka obowiązuje.
4. Pkt 3.4 - programy księgowe - wpisz rzeczywiste nazwy i wersje używanego oprogramowania księgowego oraz daty rozpoczęcia eksploatacji (format dd.mm.rrrr). Przykładowe nazwy “Alfa”, “Beta”, “Gamma” zastąp faktycznymi.
5. Pkt 3.6 - system operacyjny - wpisz aktualny system operacyjny, pod którym działa oprogramowanie (zaktualizuj nieaktualne odwołanie do Windows NT/XP).
6. Pkt 3.7 i 3.9 - wzorzec planu kont - wskaż faktyczny wzorzec zakładowego planu kont stosowany przez jednostkę (jeśli inny niż przykładowy).
7. Pkt 3.13 - zmiana kodu dostępu - wpisz przyjęty przez jednostkę okres zmiany haseł dostępu.
8. Pkt 4.1 i 4.2 - progi wartościowe - wpisz progi kwotowe dla środków trwałych i ulepszeń przyjęte przez jednostkę (we wzorze podano przykładowe wartości).
9. Pkt 4 (prace rozwojowe) - wpisz kod EKD/PKD podstawowej działalności i okres odpisów kosztów prac rozwojowych (we wzorze przykładowo 48 miesięcy).
10. Pkt 5.1 - długoterminowe umowy - dostosuj graniczny okres realizacji usługi (we wzorze 6 miesięcy) do specyfiki jednostki.
11. Pkt 6 - należności - wpisz przyjęte przez jednostkę terminy i procenty odpisów aktualizujących należności.
12. Pkt 7 - zapasy - wpisz przyjęte okresy utraty przydatności i procenty odpisów aktualizujących zapasy oraz metodę rozchodu (FIFO/LIFO/średnia ważona) zgodnie z decyzją jednostki.
13. Pkt 8 - rozliczenia międzyokresowe i rezerwy - wpisz przyjęte progi i procenty rezerw.
14. Załączniki nr 1 i 2 - dołącz zakładowy plan kont (załącznik nr 1) oraz wykaz typowych księgowań (załącznik nr 2).

Na co uważać / typowe błędy:

• Polityka rachunkowości musi odzwierciedlać rzeczywiste zasady stosowane w jednostce - nie kopiuj wzoru bez dostosowania (progi kwotowe, metody wyceny, oprogramowanie).
• Zaktualizuj odwołania do nieaktualnych systemów (np. Windows NT/XP) i nieaktualnych wydawnictw planu kont - dostosuj do stanu obecnego.
• Zasada ciągłości (art. 5 ustawy o rachunkowości): przyjęte zasady stosuje się w sposób ciągły; zmiana zasad wymaga uzasadnienia i ujawnienia jej skutków w sprawozdaniu finansowym.
• Wybór metody wyceny rozchodu zapasów i instrumentów finansowych musi być zgodny z ustawą o rachunkowości - sprawdź dopuszczalność wybranej metody.
• Politykę zatwierdza i podpisuje kierownik jednostki; przechowuje się ją przez okres prowadzenia ksiąg i 5 lat po nim.
• Progi i procenty odpisów powinny wynikać z rzeczywistej analizy (zasada ostrożności i istotności), a nie z mechanicznego przepisania wzoru.

WZÓR

[ ……………….. ] (wpisz: miejscowość i data zatwierdzenia, format DD-MM-RRRR)

Polityka rachunkowości

[ ……………….. ] (wpisz: pełna nazwa jednostki zgodnie z KRS/CEIDG - zastąp nią także “ABC sp. z o.o.” w dalszej treści)

Obowiązuje od dnia 1 stycznia [ ……… ] roku (wpisz: rok obrotowy, od którego polityka obowiązuje)

1. Podstawy prawne

1. Spółka prowadzi rachunkowość zgodnie z ustawą o rachunkowości oraz rozporządzeniami wydanymi na jej podstawie, w szczególności rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie szczegółowych zasad uznawania, metod wyceny, zakresu ujawniania i sposobu prezentacji instrumentów finansowych. W razie kolizji ustawy o rachunkowości z rozporządzeniem wykonawczym spółka stosuje zasady określone w rozporządzeniu.
2. W zakresie nieobjętym ustawą o rachunkowości spółka stosuje Krajowe Standardy Rachunkowości. Ich stosowanie nie może być sprzeczne z ustawą o rachunkowości lub rozporządzeniem wykonawczym.
3. W zakresie nieuregulowanym powyższymi aktami spółka stosuje Międzynarodowe Standardy Rachunkowości.
4. W przypadku nieuregulowania istotnych zagadnień powyższymi aktami kierownik jednostki decyduje na piśmie o zastosowanym rozwiązaniu, opisując je w informacji dodatkowej przy sporządzaniu sprawozdania finansowego.

2. Okresy sprawozdawcze

1. Rokiem obrotowym jest rok kalendarzowy; stosuje się go również do celów podatkowych.
2. Okresem sprawozdawczym jest okres jednego miesiąca (art. 3 ust. 1 pkt 8 ustawy o rachunkowości).
3. Spółka sporządza deklaracje podatkowe za poszczególne okresy sprawozdawcze.
4. Rezerwy i odpisy aktualizujące sporządza się na koniec kolejnych okresów sprawozdawczych, z wyjątkami przewidzianymi w niniejszej polityce.

3. Księgi rachunkowe

1. Jednostkami organizacyjnymi są siedziba spółki oraz wyodrębnione organizacyjnie oddziały. O powołaniu oddziałów decyduje kierownik jednostki w drodze uchwały zarządu.
2. Księgi rachunkowe prowadzi się w siedzibie spółki. Księgi rachunkowe oddziałów prowadzi się również w siedzibie spółki. Prowadzenie ksiąg rachunkowych spółki i jej oddziałów może być powierzone wyłącznie podmiotowi uprawnionemu do świadczenia takich usług.
3. Księgi rachunkowe obejmują: dziennik, konta księgi głównej, zestawienia obrotów i sald kont, księgi pomocnicze.
4. Księgi rachunkowe prowadzone są w formie komputerowej, przy pomocy następujących programów: [ ……………….. ] (wpisz: nazwy i wersje programów księgowych, ich zakres oraz daty rozpoczęcia eksploatacji w formacie dd.mm.rrrr).
5. Wykaz zbiorów tworzonych przez ww. programy zawierają instrukcje użytkowania tych programów.
6. Programy księgowe działają pod kontrolą systemu operacyjnego [ ……………….. ] (wpisz: aktualny system operacyjny).
7. Spółka prowadzi zakładowy plan kont zgodny z wzorcem [ ……………….. ] (wpisz: zastosowany wzorzec zakładowego planu kont).
8. Zakładowy plan kont jest zawarty w załączniku nr 1.
9. Symbole kont syntetycznych przyjęte w zakładowym planie kont mają od trzech do pięciu cyfr; pierwsze trzy cyfry są zgodne z przyjętym wzorcem, kolejne służą uszczegółowieniu konta bez zmiany jego charakteru. Do zakładowego planu kont przyjmuje się wykaz typowych księgowań zgodny z przyjętym wzorcem.
10. Spółka wprowadza do zakładowego planu kont następujące zespoły kont:
    1. Zespół 0 - Aktywa trwałe,
    2. Zespół 1 - Środki pieniężne, rachunki bankowe oraz inne krótkoterminowe aktywa finansowe,
    3. Zespół 2 - Rozrachunki, roszczenia oraz odpisy na należności,
    4. Zespół 3 - Zapasy,
    5. Zespół 4 - Koszty według rodzajów,
    6. Zespół 6 - Rozliczenia międzyokresowe,
    7. Zespół 7 - Przychody i koszty związane z ich osiągnięciem,
    8. Zespół 8 - Kapitały własne, fundusze specjalne i wynik finansowy,
    9. Zespół 0-3 - Pozycje pozabilansowe.
11. Wykaz typowych księgowań zawiera załącznik nr 2.
12. Programowa ochrona danych polega na tworzeniu kopii wszystkich zbiorów danych po zamknięciu każdego okresu sprawozdawczego na trwałym nośniku przechowywanym w sposób zabezpieczony.
13. Zabezpieczenie dostępu do danych i systemu ich przetwarzania polega na wprowadzeniu kodów dostępu dla poszczególnych grup użytkowników. Kod dostępu jest zmieniany co [ ……… ] (wpisz: liczba dni przyjęta przez jednostkę) dni.

4. Środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne

1. Za środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne uznaje się składniki majątku, o których mowa w art. 3 ust. 1 pkt 15 i 14 ustawy o rachunkowości, których cena nabycia jest wyższa niż [ ……… ] (wpisz: próg kwotowy przyjęty przez jednostkę, np. 1 500 zł).
2. Wartość początkową środków trwałych powiększają koszty ich ulepszenia (przebudowy, rozbudowy, modernizacji lub rekonstrukcji), o ile spowoduje to podwyższenie ich wartości użytkowej, a koszty tych ulepszeń przekroczą [ ……… ] (wpisz: próg kwotowy ulepszeń przyjęty przez jednostkę, np. 1 000 zł).
3. Spółka stosuje liniową metodę amortyzacji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych i ustala zasady, stawki i okresy amortyzacji, uwzględniając okres ich użyteczności ekonomicznej.
4. Rozpoczęcie amortyzacji następuje w okresie sprawozdawczym, w którym przyjęto składnik do używania.
5. Środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne o niskiej jednostkowej wartości początkowej amortyzuje się w sposób uproszczony, przez zbiorcze odpisy dla grup zbliżonych rodzajem i przeznaczeniem.
6. Okres odpisów kosztów prac rozwojowych dla podstawowej działalności jednostki (EKD/PKD [ ……………….. ] (wpisz: kod działalności podstawowej)) wynosi [ ……… ] (wpisz: okres w miesiącach, np. 48) miesięcy.

5. Długoterminowe umowy

1. Przychody z tytułu wykonania niezakończonej usługi objętej umową o okresie realizacji dłuższym niż [ ……… ] (wpisz: liczba miesięcy, np. 6) miesięcy, wykonanej na dzień bilansowy w istotnym stopniu, ustala się proporcjonalnie do liczby przepracowanych godzin bezpośrednich wykonania usługi.
2. Koszty wytworzenia niezakończonej usługi ustala się w stopniu odpowiadającym stopniowi zaawansowania usługi, po odliczeniu kosztów, które wpłynęły na wynik finansowy w ubiegłych okresach sprawozdawczych, oraz po uwzględnieniu ewentualnej przewidywanej straty.
3. Różnicę pomiędzy kosztami faktycznie poniesionymi a kosztami wpływającymi na wynik finansowy spółka zalicza do rozliczeń międzyokresowych czynnych lub biernych.

6. Należności

1. Spółka nalicza odsetki za zwłokę w zapłacie należności. Naliczanie odsetek nie jest obligatoryjne i zależy od sytuacji prawnej i finansowej kontrahenta (gdy istnieje prawdopodobieństwo ich uzyskania).
2. Odpisów aktualizujących wartość należności handlowych dokonuje się (z uwzględnieniem art. 35b ustawy o rachunkowości):
   1. po [ ……… ] (wpisz: liczba miesięcy) miesiącach od terminu płatności - w przypadku klientów indywidualnych;
   2. po [ ……… ] (wpisz: liczba miesięcy) miesiącach od terminu płatności - w przypadku pozostałych kontrahentów. Odpisu aktualizującego dokonuje się w [ ……… ] (wpisz: procent, np. 100%) wartości należności.
3. Spółka dokonuje dodatkowego odpisu na należności w wysokości [ ……… ] (wpisz: procent, np. 0,5%) wartości przychodów danego okresu sprawozdawczego ze sprzedaży produktów, towarów i usług w każdym okresie sprawozdawczym.

7. Zapasy

1. Spółka prowadzi konta ksiąg pomocniczych dla wszystkich zapasów metodą ewidencji ilościowo-wartościowej (z wyjątkami opisanymi niżej), w której dla każdego składnika ujmuje się obroty i stany w jednostkach naturalnych i pieniężnych.
2. Spółka wycenia na dzień nabycia materiały i towary w cenach nabycia.
3. Materiały niepodlegające dalszemu przetworzeniu odpisuje się w koszty w dniu zakupu. Na dzień bilansowy dokonuje się spisu z natury oraz wyceny tych materiałów.
4. Wartość stanu końcowego rzeczowych składników majątku obrotowego ustala się metodą [ ……………….. ] (wpisz: przyjęta metoda rozchodu - FIFO, LIFO lub średnia ważona, zgodnie z decyzją jednostki).
5. Uznaje się, że zapasy towarów tracą przydatność po [ ……… ] (wpisz: liczba miesięcy) miesiącach, a zapasy produktów po [ ……… ] (wpisz: liczba miesięcy) miesiącach.
6. Spółka dokonuje odpisów aktualizujących utratę wartości towarów w [ ……… ] (wpisz: procent) ich wartości.
7. Spółka dokonuje odpisów aktualizujących utratę wartości produktów w [ ……… ] (wpisz: procent) ich wartości.
8. W szczególnych przypadkach odpisów aktualizujących dokonuje się indywidualnie.
9. Odpisy aktualizujące wartość zapasów oraz ich rozwiązanie dokonywane są na koniec każdego okresu sprawozdawczego.

8. Rozliczenia międzyokresowe kosztów

1. Rozliczeniu w czasie podlegają koszty dotyczące przyszłych okresów przy wydatkach poniesionych powyżej [ ……… ] (wpisz: próg kwotowy).
2. Spółka tworzy rezerwy z tytułu rękojmi sprzedaży produktów w wysokości [ ……… ] (wpisz: procent) wartości sprzedaży produktów za każdy okres sprawozdawczy. W przypadku istotnych odchyleń jakości produktów w danym roku obrotowym spółka może zmienić wysokość odpisów, zamieszczając w informacji dodatkowej informację o przyczynach zmian i ich wpływie na wynik finansowy.
3. Niewykorzystane rezerwy z tytułu rękojmi ulegają odpisowi po upływie [ ……… ] (wpisz: liczba okresów sprawozdawczych, np. 12) okresów sprawozdawczych.

9. Zobowiązania i rezerwy

1. Spółka tworzy rezerwy i aktywa z tytułu odroczonego podatku dochodowego od osób prawnych.
2. Spółka tworzy rezerwy na świadczenia emerytalne i rentowe na koniec roku obrotowego.

10. Klasyfikacja i ujmowanie aktywów finansowych i zobowiązań finansowych

1. Aktywa finansowe nabyte w wyniku transakcji dokonanych na rynku regulowanym wprowadza się do ksiąg rachunkowych na dzień rozliczenia transakcji.
2. Spółka klasyfikuje instrumenty finansowe w dniu ich nabycia lub powstania do kategorii:
   1. aktywa finansowe i zobowiązania finansowe przeznaczone do obrotu,
   2. pożyczki udzielone i należności własne,
   3. aktywa finansowe utrzymywane do terminu wymagalności,
   4. aktywa finansowe dostępne do sprzedaży.
3. Wartość godziwa opcji jako instrumentu zabezpieczającego jest niepodzielna i rozlicza się ją w całej kwocie.
4. Wartość godziwa kontraktu forward jako instrumentu zabezpieczającego jest rozdzielana - za instrument zabezpieczający uznaje się tylko cenę natychmiastową, bez uwzględnienia oprocentowania kontraktu forward.
5. Wartość stanu końcowego krótkoterminowych instrumentów finansowych przeznaczonych do obrotu, gdy ceny nabycia jednakowych instrumentów są różne, wycenia się metodą [ ……………….. ] (wpisz: przyjęta metoda zgodna z przepisami).

11. Metody wyceny aktywów i pasywów na dzień bilansowy

1. Wartość stanu końcowego środków pieniężnych w walutach obcych wycenia się metodą [ ……………….. ] (wpisz: przyjęta metoda zgodna z przepisami).

2. Instrumenty finansowe (podział według ustawy):

   1. udziały w innych jednostkach oraz inne inwestycje zaliczone do aktywów trwałych wycenia się według wartości godziwej;
   2. udziały w jednostkach podporządkowanych wycenia się metodą praw własności;
   3. inwestycje krótkoterminowe wycenia się według ceny (wartości) rynkowej, a inwestycje krótkoterminowe, dla których nie istnieje aktywny rynek - według wartości godziwej.

   Wartością godziwą instrumentów udziałowych jest wartość obliczona metodą zdyskontowanych przepływów pieniężnych. Jeżeli nie jest możliwe uzyskanie danych do tej metody, stosuje się metodę porównawczą (cena porównywana do wartości księgowej porównywalnego podmiotu notowanego na aktywnym rynku kapitałowym). Wartości godziwe instrumentów pochodnych spółka oblicza powszechnie uznanymi metodami, z wyjątkami określonymi w niniejszej polityce; do obliczeń stosuje się kapitalizację ciągłą.

3. Instrumenty finansowe (podział według rozporządzenia):

   1. aktywa finansowe (z wyjątkiem pozycji wskazanych poniżej), w tym zaliczone do aktywów instrumenty pochodne, wycenia się w wartości godziwej, bez pomniejszania o koszty transakcji;
   2. pożyczki udzielone i należności własne, z wyjątkiem zaliczonych do obrotu, wycenia się w wysokości skorygowanej ceny nabycia oszacowanej za pomocą efektywnej stopy procentowej;
   3. aktywa finansowe, dla których ustalono termin wymagalności, wycenia się w wysokości skorygowanej ceny nabycia oszacowanej za pomocą efektywnej stopy procentowej;
   4. składniki aktywów finansowych, dla których nie istnieje cena rynkowa ustalona na aktywnym rynku regulowanym albo których wartość godziwa nie może być ustalona w inny wiarygodny sposób i dla których nie ustalono terminu wymagalności, wycenia się w cenie nabycia;
   5. zobowiązania finansowe, z wyjątkiem pozycji zabezpieczanych, wycenia się nie później niż na koniec okresu sprawozdawczego w wysokości skorygowanej ceny nabycia;
   6. zobowiązania finansowe przeznaczone do obrotu oraz instrumenty pochodne o charakterze zobowiązań wycenia się w wartości godziwej.

12. Sprawozdanie finansowe

1. Sprawozdanie finansowe sporządza się na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych oraz na inny dzień bilansowy.
2. Sprawozdanie finansowe składa się z:
   1. wprowadzenia do sprawozdania finansowego,
   2. bilansu,
   3. rachunku zysków i strat,
   4. zestawienia zmian w kapitale własnym,
   5. rachunku przepływów pieniężnych,
   6. dodatkowych informacji i objaśnień.
3. Spółka stosuje rodzajowy wariant rachunku zysków i strat.
4. Spółka sporządza rachunek przepływów pieniężnych metodą bezpośrednią.
5. Dane liczbowe w sprawozdaniu wykazuje się w złotych i groszach.
6. Zarząd spółki sporządza za każdy rok obrotowy sprawozdanie z działalności spółki.

Załączniki:

1. Zakładowy plan kont.
2. Wykaz typowych księgowań.